一、校内审批

填写《湖南科技大学领导干部因公临时出国（境）申请表》（附件1）或《湖南科技大学教职工因公临时出国（境）申请表》（附件2），由各相关单位逐一签署意见审批后将《审批表》原件与邀请函复印件、翻译件和行程表一起送至国际交流处存档，自己留一份《审批表》复印件。

二、公示5个工作日

在所在单位网页就出国任务、时间、前往国家及路线、经费预算等情况等进行公示（公示模板见附件3），并将公示截图和公示情况发至国际交流处。

注意：出访时间为离抵中国境的时间。

三、护照信息采集

1. 携带本人身份证到湘潭市天龙照相馆（电话：58211888）采集照片；到湘潭市市委大楼1713室市外事办（电话：58580178/58293198）采集指纹和签名。

2. 或者携带本人身份证到湖南省外事办三楼**大厅（湘汇大厦）通过自助拍照（指纹）一体机采集照片、指纹和签名。

（赴港澳人员无需以上步骤，需提供照片，要求jpeg/jpg/png文件，比例为1.2-1.4之间,最小宽354像素，最小高472像素）

四、录入出访信息

提前准备好以下材料电子版，待校内审批全部完成后，到国际交流处202室录入信息（因涉及到较多个人信息，为提高效率，只接受本人前来办理信息录入），材料清单：

1. 因公临时出国任务申报数据采集表（附件4）；

2. 邀请函及中文翻译件（邀请函须为外国单位、外国人员邀请发出，邀请人和被邀请人身份对等，内容包括：被邀请人信息、出访时间、出访地点、出访内容、费用承担方等）；

3. 行程表（格式及要求见附件5模板，注意：行程表一经审批，不得随意改动，包括航班等，如有改动，需重新审批）；

4. 身份证正反面扫描件（正、反面分开，图片格式）；

5. 电子照片20位数字编码（采集照片后后可获取）。

五、团组任务校内审批和申报

信息录入完毕后导出报批表格，按要求找相关领导签字并盖章。将签好字盖好章的材料扫描成PDF文档发给国际交流处，由国际交流处上传至湖南省因公出国管理服务系统报批，原件自己留存，待团组获批、护照制作完成后凭原件至湖南省外办**大厅领取护照及批件。

系统上传申报材料清单如下：

1. 湖南省因公出国任务审批（确认）表及人员名单

2. 团组人员征求意见表及人员备案表

3. 因公出访公示说明及团长责任告知书

4. 邀请函及中文翻译件

5. 行程表

六、签证办理

无需办理签证的团组，可携带任务申报材料原件，直接前往省外事办因公护照窗口领取省任务批件、护照和《出境证明》，执行出国任务。需要办理签证的团组，按照以下步骤申请签证：

1. 签证信息填报

任务审批通过、护照办妥后，前往国际交流处202录入相关信息并上传必要的打表材料，同时查询该国签证所需材料、按要求准备送签材料；

2. 核表缴费、确认送签材料、送签

系统提示可以核对使馆表信息后，前往国际交流处核对省外办上传的使馆表草表信息，确认无误后打印使馆表，在相应位置签中文名、日期并粘贴照片，带申报材料原件、使馆表及送签材料前往省外办**大厅，先持报批材料原件在因公护照窗口领取任务批件、因公护照及签证事项表等材料，然后在因公签证窗口开具缴费单，持缴费单在缴费窗口缴费后前往因公签证窗口递交送签材料，按工作人员要求办理送签手续。签证时间因国而异，请等待外办签证室通知领取有签证的护照，按期出访。

七、出访后需完成工作

1. 归还证照。因公护照实行全国联网管理，出访人员应在回国后7日内将所持公务普通护照交还至省外办护照室。通行证交国际交流处。所有信息页请自行拍照留存。

2. 出访情况公开。回国后1个月内在单位网站对团组全体人员的姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，经费等实际执行情况，出访报告等进行公开，并将公开截图发至国际交流处。

3. 系统填报。回国后1个月内到国际交流处202登陆湖南省因公出国管理服务系统，完善出访信息、填写出国任务成果、上传相应附件（如公务出访照片等），赴港澳暂不需系统填报，但需提交出访报告，内容包括团组信息、成员信息、出访地信息、成果信息，并提供代表性出访照片等附件材料。

特别提醒：未按时完成归国填报工作，将影响全校出国境手续办理，且系统将不再受理本人再次出国境业务。

八、其他事项

1. 出国至少提前3个月办理，赴港澳地区提前2个月，遇寒暑假需相应提前办理。国际交流处不接受临时急件。

2. 任务一经上报和批准，一般不接受行程变更。不可抗力情况除外。

3. 严格按批准的行程执行公务，不超时、不绕道，不前往未经批准的国家（地区），严格遵守外事纪律和相关保密规定。

4. 为方便归国后财务报账，请携带公务卡及现金，缴费后保留好发票及刷卡小票；留存好校内审批表、省外办批件、护照首页、签证页、出入境记录页等复印件。

附件1：湖南科技大学领导干部因公临时出国（境）申请表

附件2：湖南科技大学教职工因公临时出国（境）申请表

附件3：公示模板

附件4：因公临时出国任务申报数据采集表

附件5：行程表（模板）

联系人：侯老师

电话：58290993,13667413386

邮箱：faoffice@hnust.edu.cn

国际交流处

2024年9月