一、基本说明

凡以“湖南科技大学”及下属各院系（单位）名义在湖南境内主办或承办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的学术性会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

国际会议分为重大国际会议和一般性国际会议两大类。

重大国际会议是指外宾人数100以上、会议总人数400以上的社科类国际会议；外宾人数300以上、会议总人数800以上的自然科学类国际会议；涉及重大敏感问题（不论规模大小）的国际会议，或邀请国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议。重大国际会议须由教育部审核后报请国务院审批。

一般性国际会议是指外宾人数100人以下、会议总人数400人以下的社科类国际会议，以及外宾人数300人以下、会议总人数800人以下的自然科学类国际会议。一般性国际会议由省级外事主管部门审批。

二、审批程序和要求

（一）国际会议须一事一报，具体分为预报与正式申报两阶段。预报的会议通过上级部门审批并列入年度计划的，方可正式申报。未经预报的会议，上级部门原则上不予受理。

（二）会议预报程序如下：

1.重大国际会议必须提前一年预报计划，逾期不可补报；一般性国际会议须在每年12月预报次年计划。国际会议预报申请应以院系（单位）提交《湖南科技大学举办国际会议计划表》（附件1）。

未纳入预报计划的国际会议原则上不予以受理申报。

2.学院（单位）审核通过，报送国际交流处。

3.国际交流处汇总全校年度拟举办国际学术会议计划，经学校审核通过后，行文报送省级外事主管部门。

（三）会议正式申报程序如下：

1.对于已列入年度计划的国际学术会议，会议负责人应于规定时限内在学校办公系统发起申请并提交所在学院（单位）、国际交流处、党委宣传部与社科处（审核社会科学类会议）、科技处（审核自然科学类会议）等部门会签。

2.校内会签完成后，会议负责人提供请示文件初稿，提交国际交流处审核。

3.国际交流处审核通过后形成报文，经学校审核通过后，报送省级外事主管部门审批。

4.经省级外事主管部门批复同意后，举办学院（单位）方可对外宣布、承诺并举办会议。会议一经批复，不得随意改变会议名、会期、会议规模和会议规格等信息。

注：已列入年度计划的重大会议，须至少在会议拟举办日期的6个月前启动申请，并在会议拟举办日期的5个月前报送所有材料；已正式列入年度计划的一般性会议，须至少在会议拟举办日期的4个月前启动申请，并在会议拟举办日期的3个月前报送所有材料。

（四）请示文件要求：

为规范报文格式，提高工作效率，会议负责人应根据学校公文格式准备请示文件，内容包括：

会议的中、英文全称及简称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；举办会议的必要性、预期目的以及已具备的条件；会议的主题、议题和主要内容；与会人员范围、会议规模、外宾人数和国家；会议经费来源及列支经费预算；另附附件：

1.外宾名单及简介；

2.日程安排表；

3.会议经费预算明细表；

4.若是系列学术会议!还需提交前三届会议情况介绍、出席人员名单、会议主题、会议日程等材料；

5.如我校为承办方，需提供承办委托函。

（五）特别提示：

1.会议名称不得随意使用“峰会”“国际论坛”“世界大会”“全球大会”“高层会议”“首届”等称谓，从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制；

2.未经批准不得擅自对外申办或承诺举办国际学术会议、不得发布会议通知与邀请函；

3.未经批准不得在会议召开时擅自更改批件上的会议举办时间和地点。

三、会议总结

会议结束后，举办学院（单位）应认真总结，并于会议结束后2周内将会议总结材料提交国际交流处，国际交流处审核后报相关主管部门。总结材料包括：

1.书面总结材料，包括：会议名称、时间、地点、主题、举办单位和学术负责人，与会中境外(含港澳台 )参会实到人数及具体名单，收到中、外论文数量等。

2.会议学术水平评价，会议成果及存在的问题，依托或建立的国际合作与交流渠道等，注意述评结合。

3.会议相关照片。

注：对学术内容的表述要严谨，对某些与政治相关的提法要慎重，做到文责自负。

附件1：拟举办国际会议计划表