湖南科技大学因公出国办理流程

（提前3个月办理）

一、校内审批

（一）根据人员类别填写申请表

1.《湖南科技大学领导干部因公临时出国（境）申请表》（附件1）

2.《湖南科技大学教职工因公临时出国（境）申请表》（附件2）

（二）各相关单位逐一签署意见。

（三）将《审批表》原件交至国际交流处（A303）存档。

二、公示（5个工作日）

（一）在所在单位网站或信息公开栏公示以下内容：出访任务、时间、国家及路线、经费预算（公示模板见附件3）。

（二）将公示截图和公示情况发至国际交流处。

注意：出访时间以离抵中国境的时间为准。

三、护照信息采集（二选一）

（一）湘潭市

1.携带身份证到湘潭市天龙照相馆（电话：58211888）采集照片。

2.到湘潭市市委大楼1713室市外事办（电话：58580178/58583198）采集指纹和签名。

（二）长沙市

携带身份证到湖南省外事办三楼**大厅（长沙湘汇大厦三楼）通过自助拍照（指纹）一体机采集照片、指纹和签名。

四、系统填报出访信息

提前准备好以下材料电子版，到国际交流处A303室填报湖南省因公出国管理服务系统。材料清单：

1.因公临时出国任务申报数据采集表（附件4）；

2.邀请函及中文翻译件（邀请函须为外国单位人员邀请发出，邀请人和被邀请人身份对等，内容包括：被邀请人信息、出访时间、出访地点、出访内容、费用承担方等）；

3.行程表（格式及要求见附件5模板，注意：行程表一经审批，不得随意改动，包括航班，如有改动，需重新审批）；

4.身份证照片（正、反面分开，图片格式）；

5.电子照片20位数字编码（采集照片后可获取）。

五、团组报批

系统填报后导出《湖南省因公出国任务申报表》等报批表格，按要求找相关领导签字并盖章。将签字盖章后的材料扫描成PDF文档上传系统并报批，原件自己留存。团组获批、护照制作完成后凭以下材料原件至湖南省外事办三楼**大厅领取护照及批件。

系统上传申报材料清单如下：

1.湖南省因公出国任务审批（确认）表及人员名单

2.团组人员征求意见表及人员备案表

3.因公出访公示说明及团长责任告知书

4.邀请函及中文翻译件

5.行程表

六、签证办理

任务审批通过、护照办妥后：

（一）无需办理签证的团组，可携带任务申报材料原件，直接前往湖南省外事办三楼**大厅领取任务批件、护照和《出境证明》，执行出国任务。

（二）需要办理签证的团组，按照以下步骤申请签证：

1.签证信息填报

前往国际交流处A303录入相关信息并上传必要的打表材料，同时查询该国签证所需材料、按要求准备送签材料；

2.核表缴费、确认送签材料、送签

根据外事办提示核对使馆表，确认无误后打印、签字并粘贴照片，带申报材料原件、使馆表及送签材料前往省外办**大厅(长沙湘汇大厦三楼），先持报批材料原件在因公护照窗口领取任务批件、因公护照及签证事项表等材料，在缴费窗口缴费后前往因公签证窗口递交送签材料，按工作人员要求办理送签手续。签证时间因国而异，请等待外办签证室通知领取有签证的护照，按期出访。

七、出访后需完成工作

1.归还证照。因公护照实行全国联网管理，出访人员应在回国后7日内将所持公务普通护照交还至湖南省外事办护照室。所有信息页请自行拍照留存。

2.出访情况公开。回国后1个月内在单位网站对团组全体人员的姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，经费等实际执行情况，出访报告等进行公开，并将公开截图发至国际交流处。

3.系统填报。回国后1个月内到国际交流处A303登陆湖南省因公出国管理服务系统，完善出访信息、填写出国任务成果、上传相应附件。

特别提醒：未按时完成归国填报工作，将影响全校出国境手续办理，且系统将不再受理本人再次出国境业务。

八、其他事项

1.出国至少提前3个月办理，遇寒暑假需相应提前办理。国际交流处不接受临时急件。

2.严格按批准的行程执行公务，不超时、不绕道，不前往未经批准的国家（地区），严格遵守外事纪律和相关保密规定。

3.自行留存校内审批表、省外办批件、护照首页、签证页、出入境记录页等复印件或照片，按财务要求进行报账。

附件1：湖南科技大学领导干部因公临时出国（境）申请表

附件2：湖南科技大学教职工因公临时出国（境）申请表

附件3：公示（模板）

附件4：因公临时出国任务申报数据采集表

附件5：行程表（模板）

附件6：因公临时出国经费管理办法

附件7：关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知

联系人：侯老师

电话：58290993,13667413386

邮箱：faoffice@hnust.edu.cn

    国际交流处

    2026年4月